Leistungskatalog - Teil A : Grundleistungen

für die Durchführung der Verwaltertätigkeit als endgeldliche Geschäftsbesorgung nach § 675 BGB, sowie nach Maßgabe des Gesetzes über das Wohnungseigentum (WEG):

ALLGEMEINE VERWALTUNG – GESCHÄFTSBESORGUNG

• Übernahme von planenden, disponierenden, informierenden und kontrollierenden Aufgaben.
• Sicherstellung der Versorgung und Entsorgung der Wohnanlage
• Pflege und Weiterführung der notwendigen Verwalterunterlagen und eines objektbezogenen Eigentumskatasters.
• Übernahme sämtlicher Objektunterlagen bei Verwalterwechsel.
• Einrichtung und Weiterführung einer Ablageordnung für Verwaltungsunterlagen.
• Herausgabe aller übernommen, erlangten und erstellten Verwalterunterlagen nach Beendigung der Verwalterlaufzeit (§ 667 BGB).
• Auskunftserteilung an Wohnungseigentümer und berechtigte Interessenten in Verwaltungs-angelegenheiten.
• Durchführung von Informations- und Beratungsgesprächen mit dem Verwaltungsbeirat (nach Absprache in regelmäßigen Zeiträumen).
• Turnusmäßige Objektbesuche
• Abwehr von Störungen und Schäden innerhalb und außerhalb des Wohnungseigentums.
• Entgegennahme von Beschwerden und Schlichtungsbemühungen bei Streitigkeiten von Eigentümern / Mietern untereinander.
• Beteiligung an einem Verfahren nach § 43 WEG.
• Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen, soweit sie an alle Wohnungseigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind.
• Maßnahmen treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteiles erforderlich sind.
• Ansprüche gerichtlich oder außergerichtlich geltend zu machen, sofern der Verwalter hierzu durch Beschluss der Wohnungseigentümer ermächtigt ist.
• Erledigung von grundstücks-, bau-, nachbarschafts-, abgaben- und versicherungsrechtlichen Angelegenheiten der Eigentümergemeinschaft.
• Verhandlung mit Behörden in Gebühren-, Energielieferungs- und Ordnungsfragen.
• Einstellung und Überwachung eines Hausmeisters sowie Anfertigung entsprechender Verträge
• Abschluss, Kündigung, Änderung und Überwachung von Versicherungsverträgen im Namen der Wohnungseigentümer
• Mitwirkung bei der Abwicklung von Versicherungsfällen.
• Abgabe von Erklärungen zur Duldung aller Maßnahmen, die zur Herstellung einer Telefon-, Rundfunk- und Fernseheinrichtung oder eines Energieversorgungsanschlusses einer Wohnungseigentümers erforderlich sind.
• Vermietung und Beaufsichtigung der gemeinschaftlichen Teile, Anlage und Einrichtungen.
• Übernahme von Porto, Zustellungs- und Drucksachenkosten sowie Kopien und Schriftverkehr, soweit diese vom Verwalter veranlasst und nicht unter „Besondere Leistungen“ ( z. B. bei Gerichtsverfahren)
• Abschluss von Wartungs- und Pflegeverträgen.

WOHNUNGSEIGENTÜMERVERSAMMLUNG UND BESCHLUSSDURCHFÜHRUNG

• Vorbereitung und Leitung der Eigentümerversammlung zu einem zumutbaren Zeitpunkt, nebst Festlegung der Tagesordnung, Beschlussformulierung und Abstimmung sowie Erstellung einer Niederschrift.
• Führung, Pflege und Bereithalten der Neiderschriften sowie der gerichtlichen Entscheidung i. S. Eigentümerversammlung
• Vollzug von Beschlüssen und Vereinbarungen der Eigentümergemeinschaft im Bereich der ordnungsgemäßen Verwaltung.
• Vorbereitung von Beschlüssen organisatorischer Art als Hilfsmittel zu einer vereinfachten Handhabung (Abstimmungsmodalitäten etc.).
• Durchsetzung der Beschlüsse im rahmen der Haus- und Nutzungsordnung.
• Informationen und Hinweise über vorhandene Rechte und Pflichten zur Einhaltung der Rahmenordnung.
• Überprüfung der Einhaltung der Hausordnung, Gebrauchs- und Nutzungsregelung bei Objektbegehung.



VERWALTUNG GEMEINSCHAFTLICHER GELDER:

• Abwicklung kaufmännischer Arbeitsvorgänge wie Auftragsvergabe nach Angeboten, Zahlungsaufträge nach Überprüfung der Leistung, Kontenüberwachung und Abstimmung sowie Anlage von Geldern etc.
• Einrichtung und Pflege der kaufmännischen Verwaltungsunterlagen.
• Wunschgemäße Durchführung des Lastschriftverkehrs zum Inkasso der Nebenkostenvorauszahlungen.
• Kontoführung und Überwachung getrennt vom Privatvermögen und anderem Verwaltungsvermögen.
• Einrichtung und pflege einer kaufmännischen Buchhaltung nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmannes sowie Treu und Glauben.
• Erstellung eines Mahnverfahrens für rückständige Wohngelder, Sonderumlagen und Abrechnungs-fehlbeträgen.

WOHNGELDABRECHNUNG – WIRTSCHAFTSPLAN – RÜCKLAGEN – RECHNUNGSLEGUNG:

• Erstellung der Wohngeldabrechnung:
• Erfassung der tatsächlichen Verbräuche
• Kostenzusammensetzung und Bildung von Abgrenzungsposten, wo gesetzlich erlaubt
• Versand der Einzelabrechnung an die Eigentümer unter Ausweis von Guthaben und Nachzahlung
• Belegprüfung vor der Versammlung (Unterstützung der Prüfer)
• Ausgleich der Nachzahlung und Guthaben nach erfolgter Beschlussfassung

• Aufstellen des Wirtschaftsplanes zur Beschlussfassung mit:
 Kostenschätzung der künftigen Betriebskosten
 Aufteilung der Kosten in rechtsgültiger Form
 Nachberechnung der neuen Vorauszahlungen

• Anfertigung eines detaillierten Rücklagennachweises unter Angabe des rechnerischen Anteiles an Erträgen, Aufwendungen und Beständen für jeden Eigentümer.

• Mitwirkung und Vorbereitung der Rechnungsunterlagen vor der Versammlung.

• Anforderung von Sonderumlagen.

• Bereithalten der Abrechnungsunterlagen und der Wirtschaftsplanung zur jederzeitigen Einsicht durch Berechtigte.

INSTANDHALTUNG – INSTANSETZUNG – BAULICHE VERÄNDERUNGEN:

• Im Rahmen der Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderliche Maßnahmen treffen durch:
 Besichtigung der Sanierungs- bzw. Schadensstelle
 Anfertigung von Beweisfotos zur Orientierungshilfe bei der erforderlichen Eigentümerversammlung sowie zur späteren Rekonstruktion nach Schadensbehebung (sep. Kostenberechnung).
 Überwachung und Abrechnung einfacher Routinearbeiten (jedoch keine Bauleitung).
 Hinzuziehung und Zusammenarbeit mit einem Architekten oder Planungsbüro bei Spezialaufträgen

• Einleitung von technischen Sofortmaßnahmen zur Instandsetzung in dringenden Fällen.

• Regelmäßige Begehung des Gemeinschaftseigentums.

• Ausschreibung der Routine- und Wiederholungsarbeiten der Instandhaltung.

• Prüfung von Angeboten und Erstellung von Preisspiegeln.

• Vergabe von technischen Aufträgen nach Eigentümerbeschluss.

• Veranlassung von Kleinreparaturen im rahmen der Verwalterbefugnisse.

• ergreifen von Sofortmaßnahmen bei Gefahr oder drohendem Schaden.

• Abwicklung von Versicherungsschäden mit den Versicherungsgesellschaften

• Organisationsvorbereitung und Kooperation mit einem zu bestimmenden Bauausschuss / Verwaltungsbeirat (bei Großprojekten) zur vereinfachten Beschlussfassung und anschließender technischer Problemlösung.